MedarbeiderhåndbokenFormålet med medarbeiderhåndboken er å samle all informasjon som berører medarbeidertjenesten i Pinsemenigheten Betania på et sted og gjøre den tilgjengelig for alle medarbeidere. Medarbeiderhåndboken bygger videre på informasjonen i Medlemshåndboken og HMS-håndboken. I håndboken finner du som medarbeider mål og visjoner, retningslinjer, veiledninger og mye annet som du trenger. Boken skal gi svar på hva vi holder på med, hvorfor og hva vi ønsker å oppnå. 1. Grunnleggende retningslinjerSom medarbeidere i Pinsemenigheten Betania er du en disippel av Jesus. Grunnleggende betyr det at ditt mål i livet er å bli lik Jesus, slik at du elsker Gud av hele ditt hjerte, og din neste som deg selv. Dette er like viktig i hverdagen som i kirken. Som medarbeider er du alltid et eksempel for andre og en leder. Som medarbeider og eksempel for andre forventes derfor at du
2. Bruk av kirkens lokaler2.1 Nøkkelsystem2.1.2 NøklerDet finnes nøkkel til forskjellige områder Ved kontinuerlig bruk av enkelte lokaler kan man få tildelt nøkkel. Samtlige personer som har nøkkel skal ha opplæring av brannvernleder. Det er pliktig oppmøte til brannvernøvelser. Den som får nøkkel, skriver under på dertil beregnet skjema. Det er i prinsipp ikke tillatt å låne bort nøkler. Unntaket er dersom du selv er i bygget og låner nøkkelen til en annen medarbeider for kort periode og tar ansvar for dette. Du kan derfor ikke låne bort nøkkel dersom du selv ikke er i bygget og befinner deg et annet sted. Leder for Husstyret organiserer nøkkelbruken. 2.2 Reservasjon av lokalerVed ønske om bruk av konkrete lokaler til aktiviteter i menighetens regi (utover det som står på møteplanen) eller annet, må du avtale dette med utleier. 2.2.1 BemerkningerMenighetens ordinære hovedmøter har fortrinn ved bruk av samtlige lokaler. Kontor og administrasjon kan derfor overstyre bruk av lokaler når viktige møter skal holdes. Menighetskontoret må kommunisere dette i så god tid som mulig slik at du kan finne alternative lokaler eller tidspunkt for aktiviteten. Dette gjelder selvfølgelig ikke kontraktsbundet utleie til aktiviteter utenfor menighetens regi. Kontorer og administrasjonslokaler skal kun anvendes med personer fra personalet eller lederteamet tilstede. Barnearbeidet har fortrinn til barneavdelingen. Dersom disse ikke har organiserte aktiviteter, kan ett av barnerommene bookes. Salen skal i utgangspunktet anvendes til større møter og samlinger. Plattform og teknisk utstyr i salen kan også anvendes ved sangøvelser. Kjøkkenet skal kun anvendes med opplært kjøkkenpersonale tilstede. Øvrig kafeteria kan anvendes ved mindre møter og samlinger av de brukere som måtte ønske det. 2.2.2 Privat brukFor leie av lokaler for privat bruk se eget avsnitt i Medlemshåndboken. 2.3 Kontorplass for medarbeidereMenighetskontoret er tilgjengelig for samtlige medarbeidere. Her har ulike ledere posthyller som må sjekkes jevnlig. I salen ved mikserpulten er det en datamaskin til bruk for lovsangs-, lyd & lys- og storskjermsmedarbeidere. Lovsangere og musikere har også tilgang til rommet ved plattformen for oppbevaring av instrumenter, noter m.m. 2.4 Leders ansvarsoppgaverPerson med nøkkel som låser opp lokaler er ansvarlig for rydding, låsing, alarm, lys og eventuelt teknisk utstyr. Møteleder er brannansvarlig. 2.4.1 RyddingEtter bruk av alle lokaler, skal det ryddes. Utstyr skal legges tilbake, stoler og bord skal ryddes og søppel skal hives i stor søppeldunk på utsiden. Ved behov for søppelsekk, papir til toaletter etc, finnes i bøttekottet eller på lagret under trappen. Ved eventuelt behov for bøtte og klut, finnes også dette på bøttekott. 2.4.2 LåsingI forbindelse med hovedmøter kan dører til fellesarealer stå åpen. Møteverter er da ansvarlig for disse lokalene, og skal stenge disse etter bruk. Møteverter skal også sørge for at disse lokalene ryddes. Øvrige brukergrupper er selv ansvarlige for egne lokaler inkludert utgangsdører. Møtevertene er ansvarlige for dørene ved hovedinngangen. Foruten menighetens hovedmøter, skal samtlige lokaler til alle tider være låst. Dette medfører at vedkommende som låser opp en dør, også er ansvarlig får å låse denne. 2.4.3 InnbruddsalarmNår det ikke finnes ansvarlige brukere igjen i bygget, skal alarmen tilkobles. Dette skjer ved å taste en kode. Konkret opplæring ved bruk av alarm blir gitt personlig. Dersom alarmen går ved en feil, må du ringe en person på alarmlisten. 2.4.4 Lys/sikringerAlt lys skruer du av med bryter. I salen reguleres lyset med et eget kontrollpanel. Sikringene er automatsikringer, og bryteren vender ned dersom sikringen er gått av. Kontakter og brytere er for øvrig merket med skapnr. og kurs. 2.4.5 VentilasjonDet finnes to ventilasjonsanlegg i bygget, ett for salen og ett for kafeteriaen. Som regel styrer ventilasjonsanlegget seg selv gjennom tidsur. Tidsurene kan overstyres via ur i gangen bak dåpsbasenget. 2.4.6 Øvrig teknisk utstyrLydanlegget i salen skal kun brukes når opplærte personer er tilstede. Ved bruk av storkjøkken kreves opplæring. Uten tillatelse fra kjøkkenansvarlig skal storkjøkkenet ikke anvendes. Ved eventuell bruk krever dette særskilt opplæring i anvendelse av maskiner, renhold, klær med mer. Alt annet utstyr, inkludert medarbeiderkjøkken og lydanlegg i kafeteria er tillatt anvendt av alle. Ved bruk må alt utstyr ryddes tilbake, kjøkkenutstyr vaskes og liknende. 2.5 BrannvernVed organiserte aktiviteter i bygget skal en av møtelederne fungere som brannansvarlig. Dette innebærer at samtlige personer som har nøkkel har fått, eller vil få opplæring som brannansvarlig. Se Brannvern. Ved eventuell brann skal denne personen ha ansvar for rapportering til brannvesenet på tlf 110, evakuering av samtlige personer og sikring av bygget, eventuell slukning ved småbranner. Vedkommende må kjenne til rømningsveier, hvor slukningsutstyr befinner seg og hvordan brannvarslingsanlegget i bygget fungere. Dette innebærer også at man da kan koble av brannalarmen ved falsk alarm. For øvrig vises til særskilt informasjon som utleveres til hver brannvernleder/ person med nøkkel, og til de branninstrukser som er hengt opp ved inngangene. 2.5.1 Brannvakt ved utleie og/eller overnattingVed overnatting i lokalene må Brannvesenet i Larvik varsles senest dagen før overnattingen finner sted. Antall personer som overnatter skal oppgis. Se Brannvakt. Generelt gjelder dog følgende:
3. Medarbeiderinstrukser3.1 Samarbeid over grenseneI Pinsemenigheten Betania har mange aktive medarbeidere. Vi har forskjellige oppgaver, men et felles mål. Det er derfor viktig at vi opprettholder god kommunikasjon og en tjenestevillig innstilling. I dette avsnittet har vi derfor samlet ting som berører flere medarbeidergrupper og samarbeidet mellom de. 3.1.1 Ved møterMøteleder, lovsang, møteverter, lys, lys, storskjerm, predikanter m.fl.
3.1.2 Ved konferanser etcTeknisk drift, pynting, vaktmester, lyd, lys, kafé, parkering, predikantservice, markedsføring3.1.3 Ved utleieTeknisk drift, vaktmester, lyd, lys, kafé, parkering m.fl.3.2 Barn & Ungdom3.2.1 Søndagsskole3.3 Misjon3.3.1 Kongo3.3.2 Kenya3.3.3 MosambikBulgaria 3.3.5 Paraguay 3.3.6 Brasil 3.3.7 Evangelisasjon3.4 Musikk & Media (3L)3.4.1 LovsangMålLovsang er å lede forsamlingen innfor Guds trone. Et lovsangsteam skal derfor bestå av lovsangere og musikere som er trygge på hverandre, både åndelig og sosialt, og som kan fungere som en enhet og et redskap for Den Hellige Ånd på møtene. Lovsangsteamene er også et sted hvor hver enkelt skal få utvikle sin tjeneste innen sang og musikk. Lovsang er ikke underholdning for forsamlingen. Målet er å lede folket inn i lovsang slik at de kan få et møte med Gud. Gjennom lovsangen kan folk oppleve Guds nærvær til frelse og helbredelse, både til ånd, sjel og kropp. Retningslinjer for sangere og musikereDe forskjellige lovsangsteamene leder lovsangen etter oppsatt turnus. Sangere og musikere skal møte en time før hvert møte for å stille lyd, øve og be sammen. Alle må være bevisst på at lovsangsteamet skal lede forsamlingen i lovsang til Gud, og bør derfor være åndelig forberedt og i godt humør. De som er med i et lovsangsteam må prioritere øvelser og samlinger. Møtet starter med 1 sang før velkomst, bønn, info og kollekt. Lovsangsteamet blir stående på plattformen. Mens kollekten tas opp, spiller musikerne. Etter dette har teamet hovedbolken med lovsang. I slutten av møtet har de lovsang når taleren ber om det. 3.4.2 LydMål
Lydarbeidets mål er å sørge for en best mulig lydopplevelse for alle i lokalene, både tilhørere og aktive. RetningslinjerLydarbeidet er en gudstjeneste. Lydteknikeren spiller en viktig rolle for både lovsangstjenesten, forkynnelsen og det øvrige som skjer i løpet av et møte. Lydteknikerne bør forberede seg i bønn før de kommer. De må gjøre seg kjent med om det er ekstraordinære ting som skjer i møtet som må tas hensyn til. Lydteknikers ansvar/oppgaver
Om lydnivå
Lydteknikeren må ta hensyn til samlingens karakter og deltakere. Utleie av utstyrLyd- og lysutstyr leies ikke ut. 3.4.3 LysUtleie av utstyrLyd- og lysutstyr leies ikke ut. 3.4.4 StorskjermMålÅ vise all nødvendig informasjon på storskjerm på en pen og ryddig måte. Ved behov forsterke gudstjenestens innhold ved bruk av bakgrundsbilder eller lignende. Retningslinjer
Faste skjermbilder
3.5 Service3.5.1 MøteverterMålMøteverttjenesten er menighetens vertskap og skal sørge for at alle besøkere blir møtt med kjærlighet og respekt. Møtevertene er ansvarlig for å opprettholde ro og orden i forbindelse med menighetens offentlige møter, og slik bidra til en positiv opplevelse for alle. En møtevert er et Kristi brev - lest og kjent av alle. Retningslinjer for møteverter
Som møtevert er du med på bønnesamling før møtet, påser at det er ryddig og orden, ønsker velkommen, tar opp kollekt, holder ro og orden i møte. Møtevertene har en egen branninstruks ved brann el. tilløp til brann, og er ansvarlig for rydding og låsing. Møtevertene skal følge med i møtet og ta nødvendige forholdsregler for å sikre at alt fungerer på en grei måte. Generelle retningslinjer
Oppgaver under møtet
Oppgaver før og etter møtet
3.5.2 TolkingHjelpemiddel
3.5.3 Kafé/baking
Nyttige dokumenter3.5.6 Parkeringsvakt3.5.7 Besøk av gjestetalere etc
Menighetskontoret er ansvarlig for å samordne besøk av forkynnere, musikere og andre. Oppgavene kan delegeres. Ved besøk av gjestetalere/miskere er det viktig å tenke på følgende punkter. 3.6 Rent & Pent3.6.1 PyntingPyntegruppa i Betania er ansvarlig for pynting av kirkens lokaler (hovedsal, kafé, foajé, kontorer og møterom). Gruppa følger som regel årstidene og de store høytidene, og målet er å skape en vakker og god atmosfære for alle. Ved f.eks. større arrangement eller konserter kan pyntegruppa også bidra med sine kreative gaver. Ved å lage mest mulig materiale selv vil pyntegruppa over tid bygge opp et unikt rekvisitalager til en rimelig kostnad. Stikkord for pyntegruppa
3.6.2 VaktmestertjenesteBetania har en frivillig vaktmester. Han har hovedansvaret for løpende vaktmesteroppgaver. Til sin hjelp har han frivillige medarbeidere. Medarbeiderne kan utføre både dugnadsarbeid og andre vaktmesteroppgaver. Vaktmestertjenesten skal holde god kommunikasjon med driftleder, utleieansvarlig, møteverter og menighetskontoret. Eksempel på arbeidsoppgaver for medarbeidere
Hvis du trenger hjelp av vaktmesteren, tar du personlig kontakt. 3.6.3 VaskingMenighetslokalene vaskes av menighetens medlemmer i en turnusordning (og i egne vaskelag). Hvert lag vasker 2 uker av gangen, 3 ganger i året. Person med nøkkel er ansvarlig for å låse og sette på alarm. Alle medlemmer mottar også brev med turnusen. Dette er et gjensidig ansvar for alle medlemmer. Se også avsnitt om Renhold i HMS-håndboken. 3.6.4 Dugnad3.7 Organisasjon3.7.1 Administrasjon3.7.2 InformasjonMånedsplan, annonsering, brosjyrer) 3.7.3 Sikkerhet, teknisk driftSe HMS-håndboken. 3.7.4 Prosjektledelse3.7.5 Utleie3.8 Pastors- og omsorgstjeneste3.8.1 Møteledelse
Husk
3.8.2 CellegrupperMålCellegruppene er menighetens redskap for å gi en mulighet for samvær i et mindre fellesskap hvor alle kjenner alle og hvor omsorgen for den enkelte er sentral. Målet for cellegruppene er at Guds nærvær skal være så sterk at deltakerne får en reell gudsopplevelse og en tørst og hunger etter å få vite mer om Gud. Cellegruppene skal være med på å sette medlemmene i menigheten i brann for Gud, og gjennom cellegruppene skal hver enkelt vokse med Gud og utvikle sine nådegaver og eventuelle tjenestegaver. Alle som er i cellegrupper skal ble trent opp til å fungere i tjeneste for Gud og være ambassadører for ham overalt hvor de er. Det innebærer også at cellegruppene skal være et sted som produserer flere og flere ”celler”.
Retningslinjer for celleledere og assistenter For at deltakerne i din cellegruppe skal få oppleve Gud, er det viktig at du som celleleder eller assistent har et nært forhold til Gud slik at du har noe å bringe videre. Uten at du har noe selv, kan du ikke gi det til andre. Det viktigste for celleledere og assistenter er derfor å søke Gud daglig for egen del og for cellegruppen. Du er også et eksempel for cellegruppen og må derfor tenke over det liv du lever og de valg du tar. Gjennom cellegruppene kan du mangfoldiggjøre det Gud har gitt deg, noe som både gir muligheter og stiller krav. Er du assistent skal du bistå cellelederne i alt hva de gjør og forberede deg på samme måte som om du ledet gruppen selv - dette vil forberede deg på å lede en egen gruppe i framtiden. Som celleleder skal du bruke ekstra tid med dine assistenter og utruste og istandsette de til å bli framtidige celleledere. Du har også et stort ansvar for å ta vare på personer i gruppen din i forhold til å hjelpe de til å bli inkludert i menigheten for øvrig. Dette krever derfor også at du er til stede på ting som skjer, ringer rundt til medlemmene i cellegruppen og følger de opp. Du bør oppmuntre og utfordre dine medlemmer til å utvikle et eget nært forhold til Gud. For å utøke cellegruppen må du ha fokus på vekst og ekspansjon, oppmuntre medlemmene til å ta med seg venner - kristne og ikke kristne - fange opp personer uten grupper, og ikke bli så komfortabel at du ikke ønsker vekst og deling. 3.8.3 Sjelesorg og rådgivning3.8.4 Bønn3.8.5 Kvinnemøter |